設計專題企劃：課後心得(2)

簡報的技巧運用

        簡老師針對同學們的企劃案報告，提出了一些值得思考的方向，任何一項企劃都應該具有賣點，就像要辦一場成功的活動，就要有新聞性。相對的，若企劃不具賣點，那麼這項企劃案可能就會以失敗收場。所謂的賣點，其實就是吸引力，只要吸引力足夠，後續的商業利益就會隨之而來。除了賣點之外，商品本身是否能和其他商品有明顯的區別性，也會影響到此企劃的價值與否。譬如你生產一把螺絲起子，這把螺絲起子若沒有任何特別之處，那消費者憑什麼要買你的產品。因此當你在撰寫企劃時，應該思考如何去創造出也別於對手的地方，形成區別性，讓計劃不光只是可能性而已，還要有較高的創新度。只要能做到這一點，相信就能寫出一份好的企劃案，並設計出成功的商品。

        在書寫企劃完成之後，接著就是提報階段。經理人月刊曾以「簡報的技術」作為主題，探討如何做好簡報，而文中所謂的做好簡報，並不只是PPT (Power Point)的美編設計而已，還包括製作前的準備工作及上台提報時該有的技巧，我將全文所題到的重點整理如下─
專研商業訊息傳遞的簡報專家韓明文，將完整的簡報流程劃分為四個階段

事前準備階段：
●一開始你必須犛清主題及目標，做這份簡報是為了新產品的開發或是財務報告，因需求的不同，準備的方向有所差異。另外不要為了填塞報告頁數，而將尚未定案的計畫或想法加入簡報中，以避免浪費彼此的時間。
●確認簡報的對象，也是事前該準備的工作之一，簡報者應該試著去了解「對方是不是對什麼事物有所期待」，進而傳達給他們想要的內容。即使是相同的主題，也要因對象的不同(如商業人士或學生)而調整用語，甚至可以揣測對方會考量的面向或重點，並適當地加入簡報中，以提升說服力。
●「不必說話就贏的簡報術」一書的作者天野暢子說：「沒有確實掌握離截止交件還有多少時間，就無法決定簡報的製作方法」。若你只有幾個小時，那就只能套用舊資料，每頁僅以一行文字說明訴求重點。但如果你有一天的時間，則可在既有的資料中加入一點數據，或重新繪製圖表，讓整份報告更加完整。一般人常犯的錯誤在於，沒有適時地掌握時間，結果造成圖像完成了，而文字部份卻只能草草了事，使得整份報告在圖文之間產生落差，整體效果大打折扣。這些缺失其實都可以避免，只要能在事前做好時間分配，就能製作出令人滿意的PPT。

製作簡報階段：
●在製作簡報時，首先要做好資料的取捨，並列出關鍵點，以精簡的方式去呈現，切勿將所有的資料文字直接貼入投影片，讓投影片盡是一堆成段、成句的文字，使觀看者不知道重點在哪裡。一份好的簡報，其實只要列出重點或關鍵句，其餘細節內容在由報告者以口頭說明即可。絕對不要本末倒置，變成以簡報為主，報告為輔的提報方式。
●簡報中的圖文配置及色彩的運用，也會影響整體的聚焦效果。因此在字型、字級、背景及用色上，都應該力求一致性。另外，若有重要內文或圖表，可考慮放在版面正中央，讓聽眾能專注在重點項目。而在簡報的顏色選擇部份，應盡量避免使用太多的顏色，而讓畫面過於花俏。簡報專家黃彥達提出配色3法則，這三項方法分別是─1.同色配色2.近似色配色3.互補配色。
1.同色配色；只運用單一種顏色，但利用顏色深淺不同，產生彼此間差異，此種配色法是最簡單、安全的配色方式，會給人一種舒適、單純的感覺。
2.近似色配色：以某個顏色做為主色調，在選擇兩個近似色做為搭配，此種配色法可添加變化，讓視覺上有不同的感受。
3.互補配色；以色彩學上的互補色做為主要色調，如紫色搭配黃色，此種組合可以讓畫面看起來更加活潑鮮明，是一種比較專業的配色法。
此三種配色法都是用最簡單的方式，去營造最好的視覺感，對沒有學過色彩學的製作者而言，這些都是很好的參考資料。
●所謂一張圖勝過千言萬語，研究發現，訊息圖像化可減少25%~40%的溝通時間，也可以使觀眾對簡報內容增加50%的記憶。因此若能善加運用圖表、表格、圖片…等圖像要素，會幫助你快速傳遞簡報的概念及重點，如：要跟聽眾解釋公司的組織架構，與其寫長長的一大串文字，倒不如以由上而下的圖形格式呈現，讓聽眾能一目了然，不用觀看一大堆文字。

以圖片的方式去呈現組織架構，

其效果會比只用文字還要好。

預先練習階段：
●在正式上台報告前，如果時間允許，可以從頭到尾排練過一回，從過程中找出自己的缺失，並加以改進，讓提報當天能更加順利。預演簡報時，可從幾個面向去進行觀察和修正，先妥善分配好時間，掌握好每一張投影片的報告長度，並熟悉每一張投影片的內容，避免出現不知道如何解說的場面。

●而報告過程中，要適時地調整自己的語氣，聲音可以隨著內容而有高低起伏的變化，不要讓自己的聲調，從頭到尾保持一致，使得聽眾感到平淡乏味。此外你也可以適當地利用肢體語言，強化自己的專業度，運用一些動作或手勢，讓聽眾能了解你所要傳達的重點內容。而在科技發達的今天，你也可以利用計時器、錄音筆或攝影機…等先進器材，檢視自己有哪些缺失，並逐一改善，消除掉原本看不到的錯誤。最後則是要提醒自己，在報告時，不要只盯著PPT或是某個特定地方，這會讓人覺得簡報者的信心不足，不敢面對人群，要時常和底下觀眾的眼神有所接觸，讓他們感受到你的誠意，這樣才是一個好的提報者該有的態度。

口頭簡報階段：
●如果能在一開場就抓住聽眾們的興趣，那接下來的報告就會變得輕鬆許多，不必再花太多的力氣去吸引觀眾們的注意力。一般較常見的開場白有提出問題或講一個小故事，這兩種方法，可以讓聽眾的腦袋快速進入狀況，有助於吸收接下來的報告內容。進入主題後，最好能不斷地告訴聽眾「這對你有何好處」，讓聽眾明白此報告內容對自己有何利益。而要達到此種效果，必須一開始就了解他們的興趣、關心哪些事物及面臨哪些問題，然後在報告中提供相關訊息，進一步提升觀眾們的興趣。
●簡報結束後，通常會進行問答互動。為了避免被問倒得窘態發生，最好能在事前就模擬好幾個可能遇到的問題，並擬定好對策，避免自己在現場驚慌失措。假如真的遇到無法答覆的狀況，可以選擇記下問題，並承諾回去研究後，再給予適切的答案，避免提問者發出不滿之聲。而在報告結束後，要全面檢討自己的表現，為下一次上台做更好的準備。

●不必害怕收到一些不好的回應，相對的要以正面的態度去聆聽這些負面的聲音，並一一檢視自己是否真的犯了這些失誤，要將這些指正當作是為下一場更完美簡報的重要參考。若能做到這些要求，提報的技巧相信會不斷地進步！